Verifactu: What is it, when does it come into force and how can you adapt your management software to the new regulations?

La transformación digital en la fiscalidad española da un paso adelante con la entrada en vigor de Verifactu, el nuevo sistema de facturación electrónica que la Agencia Tributaria está impulsando para empresas, pymes y autónomos. Esta medida no solo modifica los procesos de emisión de facturas, sino que exige a los desarrolladores de software adaptarse a una normativa técnica y fiscal específica.

En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber sobre el sistema VERI*factu, cómo afectará a tus clientes, y lo más importante: cómo desde nuestra consultora tecnológica podemos ayudarte a adaptarte a esta nueva obligación legal mediante soluciones personalizadas.

Lo primero de todo, ¿qué es Verifactu?

VERI*FACTU es un sistema creado por la Agencia Tributaria que obliga a enviar en tiempo real una copia de cada factura emitida directamente a Hacienda. El objetivo principal es evitar manipulaciones contables, aumentar la transparencia fiscal y permitir un mayor control por parte de la Administración.

Este sistema se enmarca dentro de la Ley Antifraude 11/2021, que estableció la obligatoriedad del uso de software de facturación seguro y verificado, con la prohibición expresa de utilizar herramientas que permitan llevar una contabilidad paralela o alterar facturas emitidas.

¿A quién afecta el sistema Verifactu?

El sistema está diseñado para impactar positivamente en todos los agentes económicos. Sus principales destinatarios son:

• Autónomos que generan facturas por sus servicios.
• Pymes y grandes empresas que operan con sistemas de facturación internos o integrados.
• Desarrolladores de software, como nosotros, que deben garantizar la compatibilidad de sus sistemas con la normativa Verifactu.
  
  

En este contexto, las empresas proveedoras de software tienen un papel protagonista. No solo por ser responsables de adaptar las herramientas actuales, sino también por la oportunidad de ofrecer soluciones de valor añadido que ayuden a sus clientes a cumplir con la nueva legislación de forma eficiente.

Verifactu: Entrada en vigor y calendario oficial definitivo

Tras meses de consultas y desarrollos normativos, el BOE del 2 de abril de 2025 ha confirmado oficialmente las fechas de aplicación obligatoria del nuevo sistema de facturación electrónica. Esta normativa, que forma parte de la lucha contra el fraude fiscal y de la digitalización de la relación entre empresas y Hacienda, afecta directamente a todos los emisores de facturas en España, así como a los desarrolladores de software de facturación. Por tanto, las fechas definitivas de la entrada en vigor de Verifactu son la siguientes:

• 29 de julio de 2025: Entrada en vigor para los fabricantes de software de facturación. A partir de esta fecha, todos los software de este tipo deberán cumplir con los requisitos técnicos del reglamento.
• 1 de enero de 2026: Obligación para empresas que presentan el Impuesto de Sociedades (IS).
• 1 de julio de 2026: Aplicación para autónomos y el resto de obligados tributarios.
  
  

Esto significa que a partir del 1 de julio de 2026, todas las empresas y profesionales que emitan facturas estarán obligados a utilizar un software que cumpla con los requisitos de VERI*FACTU.

¿Qué implica esta nueva normativa?

El uso de Verifactu supone la transformación de la facturación tradicional hacia un modelo totalmente digital, centralizado y regulado. Algunas de las obligaciones clave que establece son:

• Envío inmediato de las facturas: Las facturas deben enviarse de forma automática a Hacienda en el momento de su emisión.
• Software adaptado y certificado: La solución utilizada debe cumplir con los requisitos técnicos establecidos por la Agencia Tributaria.
• Registro seguro: Las facturas deben incluir un identificador único y mecanismos de firma electrónica.
• Inalterabilidad: Una vez emitidas, las facturas no pueden ser modificadas, lo cual exige un control riguroso del proceso.
• Generación de un código QR para cada factura, que permite al receptor verificar la validez del documento.
  
  

¿Cómo debe ser un software compatible con Verifactu?

El software de facturación compatible con este sistema debe cumplir requisitos técnicos muy específicos definidos por Hacienda. Entre ellos se encuentran:

• Generación automática del fichero XML estándar que se enviará a la AEAT.
• Códigos de control que aseguren la integridad del archivo.
• Sellado temporal (timestamp) y firma digital de la factura.
• Incorporación del CSV (Código Seguro de Verificación).
• Almacenamiento seguro e inalterable de cada documento durante un periodo mínimo legal.
• Generación de QR en cada factura.
• Auditoría interna de logs y trazabilidad de cada emisión.
  
  

Este nivel de exigencia implica que muchas herramientas actuales de facturación no serán válidas sin una actualización profunda o una reimplementación completa.

¿Qué beneficios aporta?

Pese a su carácter obligatorio, el sistema Verifactu puede suponer un importante salto cualitativo en la gestión fiscal:

• Automatización de procesos y reducción de errores manuales.
• Control fiscal riguroso para evitar sanciones o discrepancias.
• Mayor transparencia ante inspecciones tributarias.
• Digitalización integral del ciclo de facturación.
• Trazabilidad y confianza para clientes, proveedores y administración.
  
  

¿Cómo implementamos Verifactu en tu software de gestión?

En Ganbaru, como consultora tecnológica especializada en desarrollo de software a medida, hemos trabajado con múltiples clientes que requieren soluciones adaptadas para la gestión de sus negocios: plataformas web, apps móviles, sistemas internos de backoffice y herramientas de facturación digital, entre otros.

Con la entrada en vigor de Verifactu, ofrecemos un servicio completo de implementación que incluye:

Análisis técnico de tu sistema actual

Revisamos el stack tecnológico de tu negocio, tus flujos de facturación actuales y tu nivel de digitalización para evaluar el impacto de la nueva normativa y diseñar a medida la mejor solución para ti.

Desarrollo de módulos personalizados

Creamos módulos de facturación electrónica compatibles con Verifactu, totalmente integrados con tu ERP o CRM. Estos módulos incluyen:

• Generación y envío automático de facturas a la AEAT en formato XML.
• Implementación del QR, CSV y firma digital.
• Registro de logs y auditorías internas.
• Generación de informes compatibles con los estándares de Hacienda.
• Alojamos la solución en servidores seguros, cumpliendo con los requisitos de conservación de datos, accesibilidad y trazabilidad. 

Formación y acompañamiento

Capacitamos a tu equipo para utilizar el nuevo sistema y te acompañamos en todo el proceso de certificación ante Hacienda.

Actualizaciones continuas

Nos mantenemos al día con cualquier cambio normativo para asegurarnos de que tu solución esté siempre en cumplimiento.

La implantación de Verifactu no solo representa un cambio legal, sino una oportunidad real para modernizar la gestión empresarial, optimizar procesos y elevar el nivel de control fiscal de cualquier organización. La entrada en vigor progresiva entre 2025 y 2026 hace imprescindible que las empresas y autónomos comiencen cuanto antes su adaptación tecnológica para evitar riesgos, sanciones o bloqueos en su operativa.

En Ganbaru estamos preparados para ayudarte a dar ese paso con seguridad. Como consultora tecnológica especializada, desarrollamos soluciones a medida que cumplen con todos los requisitos técnicos, garantizando una integración perfecta en tu ecosistema digital.